Silent meetings : le silence au service de la productivité

Venus tout droit des USA et déjà éprouvés par quelques grands dirigeants (notamment par Jeff Bezos, PDG d'Amazon ou encore , les silent meetings - ou réunions silencieuses en Français - se font discrets. Ils seraient pourtant plus productifs que les rencontres classiques.

En effet, Steven G. Rogelberg, éminent professeur en management américain - également consultant pour de grands groupes, a mené une analyse sur l'efficacité des réunions et le phénomène de réunionite . Il a découvert que les ateliers où la parole était totalement bannie ou seulement pendant un laps de temps déterminé étaient plus productifs.

Il eut alors l'idée de remplacer les brainstormings oraux bruyants où les participants sont parfois obligés de parler fort pour être entendus, par des "brainwritings". L'idée est que chacun inscrive ses idées et réflexions sur un bout de papier de manière anonyme au lieu de prendre la parole. L'animateur peut ensuite soit distribuer les papiers au groupe aléatoirement soit les afficher afin que tout le monde puisse les lire et éventuellement les compléter.

Qu'est-ce qu'un "silent meeting" ?

La réunion peut se tenir virtuellement ou physiquement. L'objectif d'une telle session est de permettre à tous les participants de prendre connaissance du contenu détaillé de la réunion, d'y réfléchir chacun pour soi dans un premier temps, exprimant si besoin ses réflexions et autres idées, remarques, etc. par écrit au fur et à mesure et de manière anonyme avant que tout soit mis en commun.

La parole peut être totalement bannie ou bien seulement pendant un laps de temps défini au préalable pendant lequel chaque participant pourra soit réfléchir par écrit à la problématique posée, soit prendre connaissance d'un document distribué par l'animateur et y apporter son avis, le compléter, etc.

Une option est d'instaurer, au début de chaque réunion, un moment de silence pendant lequel chaque participant prend le temps de (re)lire l'ordre du jour, la problématique à discuter ainsi que l'objectif de ladite rencontre. Puis, seulement après, ouvrir la parole et les échanges. Cela permet à l'animateur de s'assurer que tout le monde a bien pris connaissance du sujet à traiter et que la réflexion sera fertile.

Avantages et limites

Si ces réunions silencieuses sont encore relativement peu fréquentes, il n'en demeure pas moins qu'elles offrent un nombre non négligeable d'avantages lorsque l'on sait les mener.

Points forts

• Il donnerait lieu à davantage d'efficacité de réflexion et générerait moins de stress aux participants, avec une ambiance propice à la concentration.
• Le côté écrit de la réunion induit une meilleure  préparation de l'ordre du jour , des différents sujets à aborder et des objectifs .
• L'anonymat des annotations confère un aspect plus démocratique aux échanges et offre la possibilité à chacun de s'exprimer et/ou se faire entendre sans crainte de paraître ridicule ou jugé.
• Les idées sont plus créatives, réfléchies, de meilleure qualité que lors de débats oraux.
• Les participants ont le temps d'absorber les informations qui leur sont délivrées,
• Les discussions inutiles ou infertiles sont moins nombreuses ,
• Les absents ont une trace précise et détaillée de la réunion.

Inconvénients

• La préparation d'un silent meeting requiert toutefois davantage de temps qu'une réunion classique.
• Ces sessions silencieuses sont peu propices aux longs ateliers .

Comment organiser un silent meeting ?

Ces réunions peuvent être totalement silencieuses - tout se fait par écrit - ou bien seulement en partie - elles débutent par une lecture silencieuse de la problématique à aborder puis s'ouvrent aux débats oraux.

Elles peuvent revêtir différentes formes :

• Rencontres où chacun est présent physiquement dans une même pièce lors desquelles tout ou partie de la réunion se fait en silence.
• Réunions à distance pour lesquelles chaque participant communique par écrit avec les autres via un logiciel type skype (on appelle alors ce type de meeting "silent skype"). Les informations sont ainsi transmises par écrit, chacun gardant une trace de ce qui a été dit.

    Plus que jamais, le rôle d'animateur/facilitateur est essentiel dans ce type de réunion. Il est donc important de se préparer efficacement.

1. Préparation

   • Rédigez un ordre du jour détaillé que vous enverrez aux intéressés et qui contient :
     • horaire, modalités de rencontre (virtuelle, physique - auquel cas précisez l'endroit exact de tenue de réunion).
     • participants - identité, poste, etc. Indiquez le nom de l'animateur.
     • type de réunion : précisez le déroulement de ce silent meeting - en général 30 minutes de lecture silencieuse puis un débat écrit ou oral dont vous devez également définir la durée (variable selon l'objet de la rencontre et les enjeux). Si plusieurs items importants sont à examiner, n'hésitez pas à diviser la réunion en plusieurs sous-silent meetings les uns à la suite des autres.
     • items qui seront abordés.
     • objectif précis de la réunion
   • Préparez - ou faites préparer - les documents qui seront à lire en silence :
     • rédigez un document par item abordé reprenant toutes les informations importantes nécessaires à la discussion.
     • soyez clair et précis, utilisez des phrases et non simplement des mots clés. L'objectif est d'initier le dialogue.
     • incluez le maximum d'informations pour éviter aux participants de devoir aller chercher des informations ailleurs.

2. Conduite de la réunion silencieuse

   • Rappelez rapidement le déroulement de la séance de travail en spécifiant notamment les temps alloués aux différentes phases de la réunion.
   • Commencez par demander la lecture silencieuse des documents distribués .
   • Précisez qu'il est recommandé de lire les documents jusqu'au bout avant de commenter ou poser des questions.
   • Chacun des participants annote les documents de ses commentaires, avis, etc. 
   • Pendant ce temps de lecture et de commentaires écrits, l'animateur - vous ou une autre personne désignée préalablement - peut d'ores et déjà repérer les items qui nécessiteront un débat oral - avis contraires ou sources de malentendus et/ou conflit, etc.
   • Indiquez la fin du temps de silence .
   • Guidez les discussions en fonction des éléments que vous avez repérés dans les commentaires écrits.

3. Clôture de la séance

   Avant de lever la séance, vous spécifiez quelles seront les actions à mener, pour quelle échéance, par qui et éventuellement fixez un nouveau silent meeting.