Etablir une facture de vente : mentions obligatoires et modèle gratuit

Qu’est-ce qu’une facture de vente ?

La facture est le descriptif détaillé de la transaction passée entre le vendeur de marchandises ou le prestataire de services et son client. Ce document est établi en 2 exemplaires, sur papier ou par voie électronique, et délivré au moment de l’exécution du contrat – livraison des produits ou terme de la prestation. Chaque partie doit conserver son exemplaire pendant 10 ans.

Dans quels cas est-elle obligatoire ?

Le prestataire de services ou le vendeur de biens doit obligatoirement établir et délivrer une facture lorsque son client est professionnel.

Rappel  : le client est considéré comme professionnel lorsqu’il contracte dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale.

L’obligation de facturer s’applique dans les relations avec des clients consommateurs ou non-professionnels dans les cas suivants :

• La vente à distance (VAD) de produits physiques – vente en ligne par le biais d’un site web de e-commerce notamment.
• Une prestation de services lorsque le montant total de la transaction est supérieur ou égal à 25 € TTC.
• L’exécution de travaux de nature immobilière.
• La vente de produits d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité aux enchères publiques.
• Toute vente de marchandises ou prestation de services lorsque le client particulier en fait la demande.

Attention  : le manquement à l’obligation de faire une facture est sanctionné par une amende pénale.

A quoi sert ce document ?

Il s'agit est un document important, qui remplit plusieurs rôles :

• Il s’agit d’un document commercial qui récapitule en détail les conditions de réalisation du contrat passé entre le professionnel et son client.
• La facturation permet au vendeur de biens ou au prestataire de services de se constituer une preuve juridique de la transaction : ce document commercial équivaut à un titre de créance à son profit. Côté client, ce document juridique constitue une preuve d’achat : il peut être très utile dans la mise en œuvre de la garantie ou de la responsabilité du vendeur, le cas échéant.
• D’un point de vue comptable et fiscal, ce document vaut justificatif.

Les mentions obligatoires sur une facture

Sous peine de sanction – amende ou nullité – elle comporte les mentions suivantes :

•  La date d’émission : elle doit être délivrée au client immédiatement au terme du contrat, dès la livraison des produits ou des services. Un délai de 15 jours est néanmoins toléré. Une facturation périodique récapitulant plusieurs transactions est également admise, dans la limite d’un délai de 1 mois.
•   Le numéro : chaque facture dispose d’un numéro unique attribué sur la base d’une séquence chronologique de numérotation continue.
•   La date de la réalisation du contrat – livraison des biens ou terme de la prestation.
•   Le nom et l’adresse du client .
•  Les informations légales du vendeur ou du prestataire.
•   Le numéro individuel d’identification à la TVA pour les factures dont le montant total est supérieur à 150 € HT.
•   La description des produits ou des services vendus – quantités et prix notamment, avec mention des prix unitaires hors taxes.
•   Frais annexes – frais de livraison notamment – le cas échéant.
•  Taux de TVA applicables, montants détaillés et montant total de la TVA (pour les échanges avec un partenaire de l'UE, voir le fonctionnement de la TVA intracommunautaire)
•   Réductions de prix , le cas échéant.
•   Prix total HT et TTC.

 

Modèle de facture gratuit

Pour établir vos propres documents de facturation, vous pouvez vous baser sur ce modèle gratuit à télécharger.

• Exemple de facture en .doc (Word)
• Exemple de facture en .xls (Excel)

Qu'est-ce qu'une facture acquittée ?

Une facture acquittée est une facture de vente qui porte la mention « Acquittée », ainsi que les informations suivantes :

• La date de règlement de la facture.
• Le mode de paiement.
• La référence du règlement.

C' est une preuve que le paiement a été effectué intégralement par le débiteur, le créancier a reçu le règlement.

Utilité de la facture acquittée 

L’utilité s’observe sur les plans comptable et juridique :

• Acquitter les factures simplifie la comptabilité. En termes d’organisation, l’acquittement des factures permet de savoir où l’entreprise en est de ses règlements d’une part, de ses encaissements d’autre part. L’entreprise a ainsi une vision claire sur sa trésorerie à terme. En tant que client : l’entreprise sait qu’elle a payé son fournisseur et à quelle date. En tant que fournisseur : l’entreprise qui détient une facture acquittée sait qu’elle a encaissé le paiement, et connaît la date d’encaissement. Cela évite de se reporter aux relevés bancaires, dont la lisibilité est complexe lorsque l’entreprise enregistre un gros volume de transactions.
• La facture acquittée constitue un moyen de preuve valable du règlement. En cas de litige relatif au recouvrement d’une créance, l’entreprise cliente produit ce document pour prouver qu’elle a procédé à son règlement intégral, que le fournisseur créancier a parfaitement reçu. En l’absence de facture acquittée, l’entreprise peut tout à fait produire ses relevés de compte portant mention du paiement. La situation se complexifie néanmoins lorsque le paiement a été effectué en espèces : c’est dans ce cas de figure spécifique que ce document s’avère très utile.

Comment acquitter une facture ?

Vous fournissez des biens ou des services à votre client : délivrez une facture acquittée

En tant que prestataire B2B – fournisseur de biens ou de services – vous établissez une facture au moment de livrer le produit ou au terme de votre prestation. En pratique, rares sont les entreprises à délivrer une facture acquittée. Mais votre client peut vous la demander. Le cas échéant, attendez d’avoir reçu le paiement intégral sur votre compte professionnel.

• Paiement par chèque ou par carte bancaire : le chèque sans provision est rejeté par votre banque, auquel cas vous n’encaissez pas votre créance. De la même manière, le règlement par carte bancaire peut être rejeté, faute de fonds suffisants ou si le plafond de paiements du client est dépassé. Patientez donc jusqu’à ce que la somme soit inscrite au crédit de votre compte avant d’acquitter la facture.
• Paiement par virement : attention aux erreurs de votre client ! La saisie erronée de votre IBAN, par exemple, retarde le règlement. Comme pour un paiement par chèque ou par carte bancaire, il est judicieux d’attendre que votre compte professionnel soit dûment crédité du montant intégral de la créance.

Vous payez votre fournisseur de biens ou de services : envoyez la facture acquittée

Pour vous libérer de votre obligation de paiement, vous pouvez envoyer la facture acquittée au moment de payer votre fournisseur. Par précaution, il est recommandé de joindre la preuve que vous avez dûment effectué le paiement – une copie écran de l’écriture du mouvement bancaire au bénéfice de votre fournisseur peut suffire à le conforter.

Concrètement :

Nul besoin de créer une nouvelle facture : l’ajout de la mention « Acquittée » et des informations relatives à la date, au moyen et à la référence du règlement acquitte la facture.

Exemple : « Facture acquittée en date du …/…/…, par chèque/virement/carte bancaire/espèces sous la référence … ». La facture porte la signature de l’auteur de l’acquittement.