Projet marketing : l'automatisation au sein des équipes Marketing

Planification de projet grâce aux diagrammes de Gantt

Catherine utilise les diagrammes de Gantt pour créer des calendriers de projet interactifs et automatisés : véritable outil de collaboration, le diagramme de Gantt permet de définir et programmer des tâches, constituant l'ensemble d'un projet.

Ces tâches peuvent correspondre à de simples étapes ou peuvent être converties en jalons , étapes incompressibles pour progresser dans le projet : grâce aux jalons, impossible de rater des rendus ! Les dépendances permettent aussi de relier les tâches entre elles et rendent plus claire la collaboration au sein des équipes.

Dans son outil de gestion de projet cloud, Catherine utilise le diagramme de Gantt pour visualiser l'avancement de ses projets en temps réel et réviser les plannings si besoin. Quel avantage ? Décaler une étape ou tâche se répercute automatiquement sur l'ensemble du projet.

Utilisation des formulaires de demande et assignation 

Catherine doit suivre différents processus de travail, propres à chaque département avec lesquels elle collabore. En utilisant les formulaires de demande automatisés fournis par sa solution de gestion de projet.

Lorsque Catherine a besoin d'une nouvelle création, de la signature d'un contrat ou encore d'installer une nouvelle application sur son ordinateur, elle remplit et soumet un formulaire de demande. Celui-ci assigne alors automatiquement les différents collaborateurs au sein des départements en charge de répondre à son besoin. Impossible dès lors de passer à côté d'une demande ! Le suivi par e-mail n'ayant plus lieu d'être, la visibilité augmente .

Révision et approbation

Catherine travaille sur un événement, notamment sur les éléments graphiques qui alimenteront celui-ci. L'équipe Design de son entreprise vient de la notifier au sein de son outil de gestion de projet, que la bannière de son stand était disponible pour correction et validation.

Auparavant Catherine aurait téléchargé le PDF, noté ses corrections avec un code couleur unique et aurait procédé aux échanges des versions 1,2,3,4,...10 via e-mails. Évidemment, la confusion serait intervenue lors de la perte la version 10, dernière version à jour. Aujourd'hui et grâce à la fonction correction et approbation de son outil de gestion , Catherine ajoute ses commentaires directement en ligne sur le PDF. Le créatif en charge de la tâche étant notifié automatiquement en retour, celui-ci peut alors procéder aux corrections.

Duplication de modèle de projet

Pour les Marketers, certains projets peuvent être répétitifs ou du moins les étapes pour les réaliser. Reprenons l'exemple de l'événement : comme à chaque fois, Catherine doit trouver un partenaire répondant à ses critères, signer le contrat de partenariat avec son département légal, préparer l'habillage du stand, préparer l'invitation, programmer les envois et préparer un bilan de la participation à son événement. Dès lors, pourquoi repartir de 0 à chaque fois ? Catherine a donc créé grâce à son logiciel de gestion de projet, un modèle de projet duplicable : un gain de temps non négligeable.

L'automatisation n'est pas synonyme de robotisation, le phénomène se produit déjà dans notre quotidien professionnel : il nous permet simplement d'utiliser notre temps de manière plus efficace, pour se concentrer sur la création et la stratégie, plutôt que d'essayer de s'y retrouver dans nos tâches quotidiennes. L'avenir des équipes Marketing passe par l'automatisation !